¿Por qué ‘Organízate con eficacia’ es tu próxima lectura obligatoria?

GTD es un sistema de productividad creado por David Allen, consultor de productividad y autor del best-seller «Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés». Este método está diseñado para ayudarte a gestionar todas tus responsabilidades y tareas de manera eficaz, permitiéndote mantener un enfoque claro y un estado mental relajado. En resumen, GTD es una metodología que promete ayudarte a lograr más, con menos estrés.

Una perspectiva única sobre la productividad

Lo que diferencia a GTD de otros sistemas de productividad es su enfoque en el ‘cómo’ en lugar del ‘qué’. Mientras que otros métodos se centran en la realización de tareas y la consecución de metas, GTD se enfoca en el proceso para hacer las cosas. En otras palabras, GTD no te dice qué debes hacer, sino cómo organizar todas las cosas que necesitas hacer.

Cinco pasos para liberar tu mente

GTD se basa en cinco etapas de flujo de trabajo: Captura, Clarificar, Organizar, Reflexionar y Comprometerse.

• 1. Captura: Haz una lista de todas las tareas, ideas, proyectos y responsabilidades que tienes en mente. El objetivo es liberar tu mente de recordar todas estas cosas y colocarlas en un sistema en el que confías.
• 2. Clarificar: Revisa cada elemento en tu lista y decide qué acción se requiere. Si no es accionable, descártalo, archívalo o apúntalo en una lista de algún día/más adelante.
• 3. Organizar: Agrupa las tareas por categorías y asigna plazos y contextos. Esto te ayudará a decidir qué hacer en cada momento.
• 4. Reflexionar: Revisa regularmente tu sistema para asegurarte de que estás haciendo lo más importante y para mantener todo actualizado.
• 5. Comprometerse: Finalmente, haz las cosas. Con todo claro y organizado, puedes enfocarte en lo que necesitas hacer ahora mismo.

Ejemplos

Aquí va un ejemplo de cómo aplicar el método ‘Getting Things Done’: Imagina que eres un cineasta que está trabajando en su última película. Te enfrentas a un maremágnum de tareas, desde la dirección y producción hasta la edición y distribución. En lugar de sentirte abrumado por todas las cosas que tienes que hacer, decides implementar GTD para ayudarte a manejarlo todo.

Captura: Comienzas haciendo una lista de todas las tareas y responsabilidades que tienes en mente. Puede que estés pensando en cosas como ‘necesito revisar el guion’, ‘tengo que contratar a un director de fotografía’, ‘debo reservar locaciones para el rodaje’, ‘necesito programar reuniones con los actores’ y ‘debo buscar distribuidoras para la película’.

Clarificar: A continuación, revisas cada ítem en tu lista y decides qué acción se requiere. ‘Necesito revisar el guion’ se convierte en una tarea en sí misma. ‘Tengo que contratar a un director de fotografía’ se convierte en una serie de acciones: buscar posibles candidatos, programar entrevistas, realizar las entrevistas, decidir sobre el candidato ideal y finalmente contratar al director de fotografía.

Organizar: Después, organizas tus tareas por categorías, como ‘preproducción’, ‘rodaje’ y ‘postproducción’. También puedes asignar plazos y contextos. Por ejemplo, la tarea de revisar el guion podría tener una fecha límite de una semana y la tarea de contratar a un director de fotografía podría tener un contexto de ‘online’, ya que la mayoría de las acciones pueden realizarse en línea.

Reflexionar: Cada semana revisas tu sistema. Quizá encuentres que algunas tareas no son tan importantes como pensabas, o quizá surjan nuevas tareas que necesites agregar a tu lista. Esta revisión te asegura de que estás trabajando en las cosas más importantes.

Comprometerse: Finalmente, con todo claro y organizado, te pones a trabajar. Te sientes mucho menos estresado porque tienes un sistema en el que confías para manejar todas tus tareas. En lugar de intentar recordarlo todo, puedes enfocarte en hacer las cosas.

Este es solo un ejemplo de cómo el método ‘Getting Things Done’ podría aplicarse en la práctica. Como puedes ver, GTD proporciona una estructura que puede adaptarse a cualquier tipo de trabajo o estilo de vida.

Campos de aplicación

El método ‘Getting Things Done’ (GTD) es extremadamente versátil y se puede aplicar en una gran variedad de campos y contextos. Aquí hay algunos ejemplos:

1. Emprendimientos y Negocios: Desde la planificación de proyectos hasta la gestión de recursos, GTD puede ser útil para organizar y priorizar las tareas necesarias para hacer crecer un negocio. Puede ayudar a los emprendedores a centrarse en las acciones más importantes, reduciendo la carga de tener que recordar cada pequeño detalle.
2. Educación y Academia: Los estudiantes y académicos pueden utilizar GTD para organizar sus tareas de estudio, proyectos de investigación y plazos de entrega. GTD puede ser particularmente útil para manejar la carga de trabajo en períodos de alta intensidad, como los exámenes o la redacción de tesis.
3. Gestión de Proyectos y Tareas de Equipo: Los líderes de proyectos pueden utilizar GTD para organizar las tareas del equipo, asignar responsabilidades y priorizar el trabajo que necesita hacerse. Esto puede mejorar la eficiencia del equipo y garantizar que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos.
4. Salud y Bienestar: GTD puede aplicarse a las metas personales de salud y bienestar, como seguir un plan de ejercicio, mantener una dieta saludable o practicar mindfulness. Al planificar y organizar estas actividades, puedes aumentar la probabilidad de cumplir con tus objetivos.
5. Vida Personal y Hogar: Desde organizar tareas domésticas hasta planificar vacaciones, GTD puede ayudarte a manejar las responsabilidades y los proyectos de tu vida personal.

En resumen, GTD es un método que puede ser aplicado a casi cualquier campo o situación que implique la gestión de tareas y responsabilidades. Su versatilidad es una de las razones por las que es tan popular y efectivo.